Què tenir en compte per escriure un mail

Post que en Juan Carlos Maestro Balbás ens dóna a conèixer a través de adeccoblog punts molt importants per no saltar-nos quan escribim un mail.

8 normas de estilo de un mail

16Sep

16 septiembre 2014

El correo electrónico se ha integrado en nuestras vidas de forma completa. Lo utilizamos en nuestra vida profesional y personal para comunicarnos con todo tipo de personas. Hoy, en Adeccorientaempleo te traemos algunos consejos para hacerlo de forma correcta. Aquí tienes un pequeño manual de estilo para escribir un mail:

1. Redactar un asunto informativo. El asunto del mail es un campo importante. Debe ser un sumario de la información del mail o el motivo de su envío. No te excedas, tampoco, en el número de palabras, porque si no, quedará cortado. Por ejemplo, imagínate que vas a enviar un mail a tu superior con consultas sobre un determinado proyecto. El asunto del mail podría ser: “Cuestiones pendientes del proyecto X”. También puedes incorporar la palabra urgente al mail si realmente necesitas esa información en poco tiempo.
2. Extensión, la justa. Intenta ser lo más conciso posible. Piensa que tus superiores, tus compañeros o tus clientes reciben decenas de mails en un día. Hazles la lectura de tu mail lo más fácil posible. Que no se exceda de longitud, estructura el texto en párrafos cortos y, si puedes, haz enumeraciones o destaca palabras
3. No escribas todo en mayúsculas.Recuerda que en Internet, las mayúsculas significa que estás gritando, así que no escribas el cuerpo del mail todo en mayúsculas, se interpretará como una falta de respeto.
4. Cuidado con el peso de los adjuntos.Excederse en el tamaño de los documentos adjuntos dificultará la descarga del mail y su lectura. No adjuntes documentos que pesen más de 5 megas. Si tienes que enviar documentos que pesan más, opta por compartirlas a través de un Dropbox, en Google Drive o con un WeTransfer, por poner tres ejemplos populares.
5. Avisa si hay más de un destinatario. Si escribes un mail a un cliente pero, por ejemplo, pones en copia a tu superior o a un compañero de equipo, avisa al destinatario que lo haces y brevemente explícale el motivo.
6. Saluda y despídete de forma correcta.Es de buenos modales decir hola y adiós cuando estamos en una reunión o nos encontramos con alguien. También lo es en el mail. Saluda al principio del mail y despídete al final.
7. Incorpora una firma automática. Puede contener tu nombre y tu contacto. También, por ejemplo, tus redes sociales o la dirección de tu blog. Los expertos sugieren que la primera línea de esa firma sean dos guiones para separarla del cuerpo del mail.
8. Cuidado con la ortografía y la gramática. Es el último consejo, pero no por ello el menos importante. No olvides nunca de revisar la ortografía y gramática de tus mails. Hacer muchos errores dará mala imagen de ti.

Bona comunicació

He trobat aquesta pàgina que us pot interessar tenir en compte per la bona comunicació. Reglas básicas para lograr una buena comunicación diaria

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1. Confianza

Primero se debe decidir confiar en uno mismo y en la propia habilidad de confiar en otros. Para que pueda darse una comunicación efectiva, debe haber un nivel general de confianza entre las partes. Esto es especialmente cierto para relaciones personales e íntimas. En general, cuanto más íntima es la relación, mayor es el nivel requerido de confianza. Por ejemplo, si usted no confía en su pareja, no podrá ser vulnerable, transmitir una frustración, contar una cosa personal o pedir algo del otro/a. En otras palabras, sin confianza no será capaz de comunicar lo que realmente quiere decir, ni podrá escuchar bien lo que le están diciendo.

2. Respiración
Es importante acordarse de respirar durante las conversaciones, especialmente en las difíciles. Cuando tiene lugar el enojo o el miedo respiramos menos y dejamos de comunicarnos efectivamente. Asegúrese de tomar respiraciones profundas y lentas para mantener bajo el nivel de emociones negativas y alto el nivel de comunicación efectiva.

3. Estar presente

Es importante mantenerse enfocado/a en el tema que se está tratando. Hay una gran tendencia a traer asuntos pasados para defender o acusar, pero esto debe evitarse. Recordar cosas pasadas no hace nada más que confundir y desviar el asunto entre manos. Recuerde que el pasado no puede cambiarse, y si se debe hablar de él ha de ser en un momento tranquilo, dedicado al tema, y no cuando sólo agrega combustible a la discusión actual.

4. Realmente escuchar

Con frecuencia, escuchar lo que el otro dice es lo que menos hacemos. Durante las discusiones, solemos simplemente esperar nuestro turno para hablar, o buscar que la otra persona diga algo que nos permita saltarle encima. Si la comunicación efectiva tendrá lugar tenemos que escuchar realmente para intentar comprender lo que el otro dice, incluso si es algo que puede no gustarnos. Escuchar, y repetir lo que escuchamos decir, es la mejor forma de asegurarse de haber "oído" realmente lo que pretendían decirnos.

5. Tratar de comprender otro punto de vista

Incluso cuando usted no concuerda con lo que otra persona está diciendo, es importante intentar comprender su punto de vista. Hay una tendencia a creer que "comprender" es lo mismo que "aceptar", pero son dos cosas muy distintas. Comprendiendo el punto de vista del otro, usted simplemente se está moviendo hacia la solución y la comunicación efectiva. No se puede comunicar un punto de vista sin entender en qué lugar está la otra persona. Imagine a alguien tratando de comunicarse con usted sin comprender su punto de vista.

6. Declaraciones personales

Se trata de una herramienta poderosa en la comunicación. Usada correctamente elimina cualquier todo acusatorio de su discurso y permite expresar su punto sin ponerse a la defensiva. Hay tres componentes importantes en esto: 1) Declarar su sentimiento, 2) Conectar el sentimiento a este caso, y 3) Declarar lo que usted desea que ocurra. Como ejemplo, en vez de decir: "No me dejas decir lo que quiero hacer", diga "Me siento frustrado/a cuando hablamos de hacer planes y no consigo decir lo que quiero hacer. Quisiera que ambos tengamos ese espacio".

7. Tomar un descanso

A veces es bueno tomar un descanso y no continuar la conversación. El corte da una oportunidad de tomar cierta perspectiva, alejarse de los sentimientos negativos, pensar sobre el verdadero propósito de la conversación y acerca de la forma de proceder. Con mucha frecuencia las personas comienzan a hablar sobre una cosa que gatilla pensamientos o sentimientos negativos, llevándolas a una discusión sobre otro tema distinto. También pasan mucho tiempo buscando la solución a la discusión, cuando no se está yendo por la vía indicada. Tomar un tiempo detiene la conversación por un rato, y permite re-pensar las cosas antes de volver sobre ellas con un intento real por solucionarlas.

8. No enfocarse en ganar

Al discutir es muy común que las personas intenten ganar, o tener la razón, lo que tiende a significar que están pidiendo al otro que admita que está equivocado/a. También podemos encontrarnos reaccionando al sentimiento de que se nos dijo que estamos equivocados en lo que decimos. Cuando nos enfocamos en ganar, los demás tienden a experimentar que sus sentimientos o perspectiva no son respetados o tomados en cuenta. Esto sólo lleva a una actitud defensiva o de mayor molestia entre las partes. Por eso, es mucho mejor enfocarse en las perspectivas y no en "tener la razón" o "ganar".

9. Saber cuál es el propósito

Al discutir con alguien es importante saber cuál es el propósito de esta comunicación. Aunque no se puede cambiar a los demás, modificar el pasado o controlar el futuro, éste suele ser el propósito de muchas discusiones. Si la meta es algo sobre lo que no tenemos control, la comunicación se vuelve frustrante. Recuerde que con frecuencia la única razón para comunicar sus sentimientos es para darles voz. Es responsabilidad del otro escoger tomar acción al respecto, si desean hacerle sentirse mejor.

10. Admitir responsabilidades

Todos nos equivocamos. A veces incluso herimos a aquellos que más nos importan. Permítase reconocer y aceptar estas caídas es admirable. Si usted hiere a alguien, incluso sin haberlo pretendido, acéptelo y discúlpese. Una vez que ha aceptado la responsabilidad, puede comenzar la verdadera comunicación. Es importante recordar que herir a alguien o cometer errores no nos hace "malas personas", y que tampoco se puede siempre conseguir que otros se sientan inmediatamente bien con nosotros sólo porque nos hemos disculpado.